Courriers et e-mails
Traitement du courrier entrant, rédaction et envoi des courriers sortants, tri et suivi des boîtes e-mail, réponses courantes selon vos consignes.
SECRÉTARIAT
Le courrier s’accumule, les rendez-vous se chevauchent, les documents se cherchent. Nous reprenons la tenue quotidienne de votre administratif pour que vous n’ayez plus à y penser.
Console secrétariat
Données fictives
- Rendez-vous confirmé
- Courrier traité
- Compte rendu rédigéClassement lancé
- Relecture faite
- Pièces classées
Dossier organisé
Ce que nous prenons en charge
Agendas
Tenue des agendas, prise et confirmation des rendez-vous, gestion des déplacements, rappels et arbitrages de créneaux.
Rédaction et mise en forme
Rédaction de documents professionnels, mise en forme de vos modèles, harmonisation des présentations et relecture avant diffusion.
Classement et archivage
Mise en place d’un plan de classement compréhensible, archivage papier et numérique, nommage des fichiers, retrouvabilité des pièces.
Tableaux de suivi
Création et tenue des tableaux dont vous avez besoin au quotidien : échéances, dossiers en cours, obligations à respecter.
Comptes rendus
Prise de notes en réunion, rédaction des comptes rendus, diffusion aux participants et suivi des points restés ouverts.
Organisation administrative courante
Structuration des procédures, préparation des dossiers, interface avec vos interlocuteurs administratifs habituels.
La même prestation, sous d’autres noms
Secrétariat externalisé
C’est le nom courant de cette prestation : confier son secrétariat à une structure extérieure plutôt que d’embaucher. La différence tient à l’engagement — on règle le temps réellement passé, et une mission ponctuelle reste ponctuelle. En dessous d’un certain volume mensuel, la question de l’embauche ne se pose pas.
Assistant administratif externalisé
La même chose, vue depuis la personne plutôt que depuis le service. Vous n’avez pas une équipe anonyme en face de vous : les consignes sont écrites une fois, appliquées ensuite, et c’est ce document — le vôtre — qui garantit la continuité, pas la mémoire d’un individu.
Ce que cela ne remplace pas
Un accueil physique, quelqu’un de présent en permanence, une responsabilité d’encadrement. Si c’est ce qu’il vous faut, un recrutement est la bonne réponse et nous vous le dirons.
Depuis Labège, aux portes de Toulouse
Le volume comme le rythme se décident avec vous : quelques heures pour rattraper un retard, ou un rendez-vous hebdomadaire qui ne bouge plus. Voir les tarifs.
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Labège · Toulouse05 82 88 03 31